Kai · 지시 정리·착수 설계 담당 · 가상 기업 ㈜모아센서 (산업용 센서 B2B, 38명)

대표님이 우리도 챗봇 붙이자 한마디 남기고 갔다

회의 메모는 받아 적었는데 어디서부터 손대야 할지 모르겠는 마케팅 매니저. Kai는 이 메모를 받아 할 일 목록 대신 오늘 할 일 하나와 그대로 보내면 되는 메시지를 돌려줬어요.

매니저가 넘긴 것

대표 슬랙 1줄 + 회의 메모 9줄

정리 안 된 그대로

Kai가 먼저 한 것

누가 방향을 정하고, 누가 돈을 쥐었는지 갈랐어요

할 일을 만들기 전에

돌려준 것

최상무께 보낼 확인 메시지 + 임원회의에 들고 갈 한 장

챗봇 업체 조사는 뒤로 미뤘어요

Kai는 지시를 받았는데 막막한 담당자 옆에서, 흩어진 말을 정리하고 무엇부터 할지 하나로 좁혀주는 팀원이에요. 기획안을 대신 쓰지 않고, 첫 발을 뗄 수 있게 만들어요.

시연용 사례예요. ㈜모아센서와 인물, 메모 내용은 모두 가상입니다. Kai가 낸 판단과 초안은 그대로 옮겼어요.

1 · 상황

김 매니저가 받은 건 이게 전부였어요

대표님은 슬랙 한 줄로 맡기고 갔고, 주간회의에서는 여러 사람이 한마디씩 했어요. 받아 적긴 했는데 정리가 안 돼요.

대

대표 슬랙 · 회의 전날

경쟁사 ○○테크 홈피에 AI 상담 챗봇 붙었더라. 우리도 전시회 전에 붙이자. 김 매니저가 알아서 해봐, 믿고 맡길게

주간회의 메모 · 김 매니저가 받아 적은 그대로

대표님: 챗봇 건 전시회 전에. 부스에서 시연하면 좋겠다
영업 박본부장: 홈피 문의 와도 절반은 견적 안 되는 거. 리드 질이 문제
CS 이팀장: 사양 문의 전화 하루 20통 넘음. 이거 줄면 좋겠다
경영지원 최상무: 하반기 예산 이미 확정. 신규 건은 따로 올려라
최상무: 보안 검토 필요한지 IT쪽 확인?
챗봇 운영은 누가? (결론 안 남)
누가 말했는지 기억 안 나는데 카톡 채널 연동 얘기도 나옴
대표님 "다음주 임원회의 때 한번 보자"
전시회 11월 둘째주 코엑스

김 매니저 머릿속

챗봇 업체부터 알아봐야 하나?

임원회의엔 기획안을 어디까지 써 가야 하지?

영업이랑 CS 얘기는 다 반영해야 하나?

카톡 연동은 누가 하자는 거였지?

예산은... 누구한테 물어야 하지?

첫 관문

다음 주 임원회의

최종 마감

11월 전시회 (약 7주)

보통은 이렇게 흘러가요

지시받은 대로 챗봇부터 알아보고 기획안을 만들어 가면, 대표님은 좋다고 하는데 돈을 쥔 사람 앞에서 멈춰요.

챗봇 업체 비교며칠 소요

›

기획안 작성

›

임원회의대표 "좋네, 해봐"

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최상무 "신규 건은 따로 올리라 했죠"여기서 멈춤

2 · Kai가 돌려준 것

할 일 열 개가 아니라, 오늘 할 일 하나

Kai는 메모를 받고 결과물 네 가지를 돌려줬어요. 이름과 숫자만 바꾸면 오늘 바로 쓸 수 있는 형태예요.

오늘 할 일: 임원회의 전에 최상무께 확인 메시지 보내기

챗봇 조사보다 이게 먼저인 이유는 하나예요. 최상무의 답에 따라 임원회의에 추천할 안이 바뀌거든요.

끝났다는 기준 두 질문에 답을 받음 걸리는 시간 작성 10분 안팎 (추정) 보낼 시점 매니저가 정함

초안 · 최상무께 보낼 메시지 (사내 메신저 또는 메일)

상무님, 지난 주간회의에서 말씀 나온 홈페이지 AI 챗봇 건 준비하고 있습니다.

다음 주 임원회의 전에 두 가지만 여쭙겠습니다.

이번 건은 신규 예산으로 올리는 게 맞을까요, 아니면 마케팅 기존 예산 안에서 조정하는 쪽이 맞을까요? 신규로 올린다면 [월 단위 / 연 단위] 중 어떤 기준으로 가져가면 검토하시기 편할지도 알려주시면 맞추겠습니다.
고객 문의 내용이 외부 AI 서비스를 거치게 되는데, IT 보안 검토가 필요한 건인지 여쭙습니다.

따로 말씀 없으시면 신규 편성 안과 기존 예산 안을 나란히 놓고, 보안 검토 항목을 한 줄 넣은 한 장으로 임원회의에 가져가겠습니다.

이렇게 쓴 이유 · 받는 사람이 30초 안에 답할 수 있게 질문은 두 개, 고르기 형태로 했어요. 마지막 줄은 답이 안 와도 일이 멈추지 않게 하는 장치예요.

최상무 답이

"신규로 올려라"

임원회의 한 장에서 A안(사양 안내 챗봇)을 추천하고, 비용 칸을 그 형식으로 채워요.

최상무 답이

"올해는 어렵다"

B안(부스 시연 전용)으로 추천을 바꾸고, A안은 내년 예산 항목으로 올려요.

임원회의에 들고 갈 것: 완성 기획안이 아니라 같이 고를 한 장

방향을 정하는 사람(대표)과 돈을 정하는 사람(최상무)이 달라요. 한쪽 기준으로 완성안을 써 가면 다른 쪽에서 버려지니까, 두 사람이 그 자리에서 같이 고를 수 있는 형태로 만들었어요.

초안 · 전시회 전 AI 문의 응대 도입 방향 (임원회의용)

1. 이렇게 이해했습니다

요청 경쟁사처럼 홈페이지에 AI 챗봇, 11월 전시회 전 (대표님)
풀 과제 전시회에서 시연할 수 있고, 전시회 뒤에도 쓸모가 남는 AI 문의 응대를 승인 가능한 규모로 정하기
성공 기준 (제안) 부스에서 시연 가능 · 사양 문의 전화 수 기록 시작

2. 선택지

	A. 사양 안내 챗봇 추천	B. 부스 시연 전용 데모
무엇을	기존 카탈로그와 FAQ로 제품 사양 질문에 답. 홈페이지와 부스 태블릿에 같은 것	부스 태블릿에서만 도는 제품 추천 데모. 홈페이지 적용은 전시회 뒤 판단
필요 자원	마케팅 1명 + CS팀 FAQ 자료 협조 · 월 구독 도구 [견적 2곳] · 보안 검토	마케팅 1명 · 기존 예산 안 [도구 비용 확인]
첫 달 모습	홈페이지 1곳 적용, 사양 문의 전화 수 기록 시작	부스 시연 준비 완료, 홈페이지는 그대로
위험	틀린 사양 답변은 영업 문제로 번짐. 답변 범위를 카탈로그 안으로 제한	전시회 뒤 남는 게 없어 "보여주기"로 보일 수 있음

3. 추천

A안. 전시회 한 번으로 끝나지 않고 매일 쌓이는 사양 문의에 붙어서, 비용을 올릴 근거가 생깁니다. 올해 신규 편성이 어려우면 B안으로 시작하고 A안은 내년 항목으로 올립니다.

4. 결정받을 것

이번 건의 1순위 기준: 전시회 시연 / 문의 부담 감소 (대표님)
예산 경로: 신규 편성 / 기존 예산 재배분 (최상무님)

5. 결정되면 다음 주에 할 일

고른 안에 맞는 도구 후보 비교, CS팀과 답변 범위 확정

지금 안 해도 되는 일, 그리고 언제 다시 볼지

버린 게 아니에요. 지금 하면 헛수고가 될 수 있는 일을 내려놓고, 다시 꺼낼 조건을 붙여뒀어요.

미뤄둔 일	다시 볼 때	그때 누가
챗봇 업체 비교·데모 신청	임원회의에서 A안, B안 중 하나가 정해진 뒤	도구 검토 (별도 진행)
카톡 채널 연동	이 얘기를 누가 꺼냈는지, 주인이 정해진 뒤	발언자 확인
견적 문의 거르는 기능 (영업 요청)	사양 안내가 돌고, 문의 수가 움직인 뒤	영업과 재논의
전시회 부스 기획 전체	챗봇이 부스에서 맡을 역할이 정해진 뒤	매니저 본인

매니저에게 되물은 것은 두 개뿐

답이 달라지면 결론이 바뀌는 것만 물었어요. 답을 기다리지 않고, 가정을 세워 위 결과물까지 먼저 냈어요.

대표님이 본 경쟁사 챗봇이 어떤 건지 아세요?

이미 특정 도구를 염두에 두셨다면 선택지 비교가 의미 없어지고, 한 장은 비용 승인서로 바뀌어야 해요.

CS팀이 사양 문의 내용을 따로 기록하나요?

있으면 A안의 성공 기준을 숫자로 잡을 수 있어요. 없으면 기록을 시작하는 것 자체가 첫 달 성과가 돼요.

3 · 왜 이렇게 나왔나

Kai가 메모 아홉 줄에서 읽어낸 세 가지

같은 메모를 "챗봇 도입 논의, 예산 확인 필요"로 요약하면 놓치는 것들이에요. 이 세 가지 때문에 첫 할 일이 챗봇 조사에서 최상무께 확인 메시지 보내기로 바뀌었어요.

하나. 같은 '챗봇'을 세 사람이 다르게 원하고 있었어요

이름은 하나인데 기대하는 일은 셋이에요. 이걸 안 가르고 챗봇을 고르면, 어떤 챗봇을 골라도 누군가는 "이게 아닌데"가 돼요.

대표

전시회에서 보여줄 AI

부스에서 시연하면 좋겠다

CS 이팀장

사양 문의 전화 줄이기

사양 문의 전화 하루 20통 넘음

영업 박본부장

견적 되는 문의만 거르기

절반은 견적 안 되는 거

둘. 방향은 대표가, 돈은 최상무가 쥐고 있었어요

회의에서 두 사람은 부딪히지 않았어요. 그래서 요약하면 "공감대 있음"으로 읽혀요. 그런데 말을 나란히 놓으면 대표는 돈 얘기를 한 번도 안 했고, 최상무는 돈과 절차 얘기만 했어요. 의견 차이가 아니라 승인을 받아야 할 곳이 두 군데라는 신호예요.

대표방향을 넘김

김 매니저가 알아서 해봐, 믿고 맡길게 부스에서 시연하면 좋겠다

예산 얘기 0번 · 절차 얘기 0번

최상무돈과 통과 조건을 쥠

하반기 예산 이미 확정. 신규 건은 따로 올려라 보안 검토 필요한지 IT쪽 확인?

예산 얘기 1번 · 절차 얘기 2번

셋. 숫자가 붙은 쓸모는 하나뿐이었어요

"부스 시연"만으로는 이미 확정된 예산을 다시 열기 어려워요. 전시회가 끝나면 남는 게 없으니까요. 최상무를 설득할 근거가 되는 건 메모에서 유일하게 숫자가 있는 이 줄이에요.

20통+

CS팀이 하루에 받는 사양 문의 전화. 챗봇이 이걸 줄이면 전시회 뒤에도 매일 쓸모가 남아요. 그래서 추천안이 "보여주기용 챗봇"이 아니라 "사양 안내 챗봇"이 됐어요.

그래서, 순서를 바꿨어요

가장 크게 모르는 건 "어떤 챗봇이 좋은가"가 아니라 "최상무가 이 건에 돈을 열어줄 수 있는가"예요. 그 답은 질문 두 개짜리 메시지로 바로 받을 수 있어요. 순서만 바꿔도 멈추는 자리가 사라져요.

확인 메시지 보내기매니저

›

최상무 답예산 경로 · 보안 조건

›

임원회의대표와 최상무가 같이 고르는 한 장

메모를 한 줄씩 어떻게 읽었나 9줄 전체

대표 슬랙…우리도 전시회 전에 붙이자. 김 매니저가 알아서 해봐, 믿고 맡길게

계기는 경쟁사를 본 것. "믿고 맡길게"는 방향을 넘긴 말이지 돈을 넘긴 말이 아니에요.

메모 1대표님: 챗봇 건 전시회 전에. 부스에서 시연하면 좋겠다

마감과 대표의 성공 기준이 한 줄에. 대표가 1순위로 보는 건 "부스에서 시연되는가".

메모 2영업 박본부장: 홈피 문의 와도 절반은 견적 안 되는 거

같은 챗봇에 문의를 거르는 일을 기대해요. 세 번째 목적 후보.

메모 3CS 이팀장: 사양 문의 전화 하루 20통 넘음

유일하게 숫자가 있는 줄. 예산을 올릴 근거가 될 수 있어요.

메모 4경영지원 최상무: 하반기 예산 이미 확정. 신규 건은 따로 올려라

"알아서 해봐"와 온도가 달라요. 방향은 대표, 돈은 최상무.

메모 5최상무: 보안 검토 필요한지 IT쪽 확인?

물음표로 끝나 결정이 아니에요. 최상무가 통과 조건을 하나 더 쥐고 있다는 신호. Kai가 판단하지 않고 최상무에게 그대로 묻는 질문으로 바꿨어요.

메모 6챗봇 운영은 누가? (결론 안 남)

붙이는 것보다 오래 가는 비용. 담당이 없으면 매니저 몫으로 떨어질 가능성이 커요.

메모 7누가 말했는지 기억 안 나는데 카톡 채널 연동 얘기도 나옴

주인 없는 안건. 먼저 하면 책임만 남아서 미뤄둔 일로 옮겼어요.

메모 8대표님 "다음주 임원회의 때 한번 보자"

들고 갈 자리는 확정. "보자"가 방향 검토인지 예산 승인인지는 알 수 없어요.

메모 9전시회 11월 둘째주 코엑스

최종 마감. 약 7주. 임원회의가 그 안의 첫 관문.

할 일 후보 넷 중 하나만 남긴 기준 판정표

세 가지를 순서대로 물었어요. ① 가장 크게 모르는 것을 풀어주나 ② 지금 가진 것으로 한 번에 끝나나 ③ 결정하는 사람에게 보이는 결과가 남나

후보	①	②	③	판정
챗봇 업체 비교·데모 신청	✕	✕	✓	어떤 챗봇인지 정해지기 전이라 비교할 기준이 없어요
대표께 목적 확인	✕	✓	✓	"부스 시연"을 이미 들었어요. 새로 알게 되는 게 적어요
이팀장과 FAQ 정리	✕	✕	✕	예산이 안 열리면 헛수고가 될 수 있어요
최상무께 확인 메시지	✓	✓	✓	답에 따라 추천이 뒤집혀요. 메시지 하나 보내면 끝나요

덧붙여, 전시회 시연과 사양 문의가 과제라면 AI 없이 제품별 사양 비교표와 부스 QR만으로도 풀려요. 대표님 기준이 "AI를 보여주는가"라서 전개하지 않았지만, 대표님 계기가 다르게 확인되면 가장 먼저 다시 꺼낼 안이에요.

4 · 흔한 정리와 차이

회의 메모를 요약해 주는 도구는 많아요. 갈리는 건 요약 다음이에요

같은 유형의 과제(회의 메모, 대표의 한마디 지시)를 일반 AI와 비교했을 때 반복해서 보인 차이예요.

	흔한 AI 정리	Kai
"챗봇 붙이자"를 받으면	챗봇 도입 로드맵을 짜요	챗봇으로 뭘 풀려는 건지부터 되물어요. 세 사람이 서로 다른 걸 원한다는 걸 찾아내요
여러 사람의 말은	나란히 요약하고 "공감대가 있다"고 정리해요	누가 방향을, 누가 돈을, 누가 승인을 쥐었는지 갈라요
모르는 것은	예산 규모, 보안 요건을 그럴듯하게 채워요	결정할 사람에게 그대로 물을 질문으로 바꾸고, 틀리면 뭐가 바뀌는지 적어요
할 일은	맞는 일 열 개를 나열해요. 순서도 주인도 없어요	하나만 남기고, 나머지는 다시 볼 조건과 함께 내려놔요
끝은	"자료를 더 주시면 구체화할게요"	이름만 바꿔 보낼 메시지와, 답에 따라 갈리는 다음 수

5 · Kai는

이런 자리에서 꺼내 쓰는 팀원이에요

이럴 때 맞아요

대표나 상사가 한마디 던지고 "알아서 해봐" 했을 때
회의는 끝났는데 메모만 남고 무엇부터 할지 모를 때
여러 사람이 한마디씩 해서 누구 말을 따라야 할지 헷갈릴 때
마감은 다가오는데 할 일이 너무 많아 손이 안 갈 때

Kai가 하지 않는 것

기획안 본문을 대신 쓰지 않아요. 첫 발까지 만들고 다음 사람이 바로 이어받을 재료로 넘겨요
회사 기준이 필요한 판단(이 건에선 보안 요건)은 단정하지 않고 물을 질문으로 바꿔요
도구 선정은 방향이 정해진 뒤의 일로 남겨요

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